Zo gebruik je email schoner en duurzamer

Digitale Schoonmaak E-mail

Kies waar je mee wilt beginnen!

Sla mails die je wilt bewaren op in mapjes. Verwijder de rest! Dat is eenmaal veel werk, daarna wordt het echt makkelijk. En overzichtelijk voor jezelf. Denk aan wat je bespaart.
Kijk af en toe (jaarlijks?) naar de mapjes of die inmiddels ook weer opgeruimd kunnen worden.

Meld je af voor nieuwsbrieven die toch niet (zo goed) leest. Onderaan zulke nieuwsbrieven staat vaak iets dergelijks als unsubscribe aangegeven, ga daar heen en zeg je abonnement op.
Zo meld je je af voor nieuwsbrieven
Zet niet te veel mensen in de cc, die hebben allemaal de neiging om, al of niet nuttig, te reageren – naar iedereen…
Als een document al op een gedeelde plaats of in jouw Cloud staat, stuur hem dan niet weer door per mail. Dat kost veel energie. Het wordt voor jezelf trouwens ook onoverzichtelijker welke dan de laatste versie is. Verwijs in de mail naar de locatie van het document. Of stuur de link van het document in jouw Cloud mee.

Als je veel mails hebt die je wilt behouden, maar niet meer in je mailbox (waar ze steeds energie vergen!), sla die dan op een harde schijf op. Er zijn handige programma’s waarmee je dat kunt doet en waarmee je later snel in al die mails kunt zoeken, zoals Mailstore.

Gebruik minder accounts.
Zeg je oude mailaccounts, die je allang niet meer gebruikt, op. Ze vragen steeds stroom!
Zo ruim je bij Android accounts op
Zo ruim je bij iPhone/iPad accounts op

Verzend minder mails
Je kunt er ook voor waken dat je zelf overbodige mails verstuurt. Je hoeft vaak geen reactie te geven op elke mail, zeker geen overbodige, zoals ‘OK’, of “Bedankt”. En stuur dat soort berichten nooit onnodig via “reply all” of “Allen beantwoorden”, want dan zijn het direct veel mails!

Maak afspraken op efficiënte en zuinige wijze
In plaats van eindeloos mails heen en weer te sturen om tot een afspraak te komen is het energiezuiniger en sneller om een datumprikker te gebruiker. Je kunt het ook makkelijk via de zgn. poll-functie van Whatsapp doen. Zo gaat dat
Verzend kleinere mails
Stuur geen lange slierten mails heen en weer, maar alleen het laatste bericht.
Denk er ook aan dat vooral mails met foto’s, video’s of grote bestanden veel ruimte en energie vragen. Stuur een link naar een omvangrijk bestand, in plaats van dat bestand zelf!
Verstuur geen grote bestanden (als dat al kan, veel maildiensten stellen een maximum van 20 à 25 Mb). Je kunt dan een groot bestand comprimeren door het te ‘zippen’, het via een dienst als WeTransfer verzenden, of opslaan op een onlinedienst waar je anderen toegang toe geeft. Meer daarover vind je hier.
Niet mailen maar bellen
In plaats van veelvuldig mails heen en weer te zenden kun je ook gewoon eens ouderwets bellen! Soms zijn zaken via een gesprek veel sneller, duidelijker en plezierige besproken en besloten dan via mails of whatsapp. Bellen heeft echt een aantal voordelen, zoals deze.
Je kunt natuurlijk ook bellen via internet of whatsapp. Bedenk wel dat een minuut videobellen tussen de 5 en 30 MB kost, afhankelijk van welke app je gebruikt. Bellen zonder beeld bespaart 75 tot 90 procent aan data.
Meer tips vind je hier voor de Mac en hier voor Android

Zo meld je je af voor nieuwsbrieven

Vrijwel elke nieuwbrief heeft onderaan in heel kleine lettertjes een link staan met een streep eronder. Bijvoorbeeld Hier uitschrijven of Afmelden of Unsubscribe of Manage your options of iets dergelijks. Klik daarop. Soms moet je dan bevestigen dat je uitgeschreven wilt worden, soms niet. Soms vragen ze waarom je de nieuwsbrief niet meer wilt. Een simpel antwoord is: Ik wil deze mails niet langer ontvangen.

Zo ruim je je mailbox op Apple op

Wen je aan om een afgehandelde mail te verwijderen, of indien nodig in een handig genaamd mapje te bewaren!

Zo maak je mapjes in de Mail

Blader regelmatig eens door zo’n mapje. Als je het vaker doet, kost het weinig moeite. Verlopen mails mogen weg. Goed bezig!
Kijk regelmatig in de map Reclame, Ongewenste mail, of Spam. Verwijder alle reclames en spam ongeopend. Zo leert je apparaat ook steeds beter spam en reclame te herkennen en alvast voor jou uit je reguliere mails te houden.

Zo sla je mails op een harde schijf op

Zo ruim je je mailbox op Android op

De eenvoudigste oplossing is: minder mails bewaren en de meeste na lezen snel verwijderen. Als je ze toch wilt bewaren, doe dat dan in helder benoemde mapjes in je mailprogramma.
- Als je iemand bent die echt veel mails moet of wil bewaren, dan kun je je mails extern archiveren, op je PC of externe harddisk. Zo kun je vele jaren mails bewaren en toch makkelijk terugvinden (op naam, datum of door jou gekozen woorden). Het kan ook helpen als je een handig programma gebruikt, zoals Mailstore; deze app werkt met verschillende mailprogramma’s.
Leeg ook je spamfolder regelmatig of laat dat automatisch gedaan worden door je mailprogramma na een door jou gekozen tijd.
Overigens: wanneer je spam in je inkomende mails krijgt, stuur ze dan ongeopend naar de Prullenmand. Als je dat vaker doet, herkent je mailprogramma makkelijker dat een bericht spam is, en “leert” het om ze in de spam- of reclame-map te zetten. Ook kun je vaak per mail aangeven dat het spam is.

Zo ruim je bij Android accounts op

Zo ruim je accounts op  bij iPhone/iPad